Rejestry i ewidencje

 
Zgodnie z instrukcją kancelaryjną są prowadzone rejestry i ewidencje:
·        rejestr kancelaryjny - dziennik korespondencji wpływającej do Urzędu
- w Punkcie Informacyjnym (pełniącym również rolę punktu podawczego),
·        rejestr kancelaryjny - przesyłek specjalnych,
·        ewidencja pieczęci i stempli,
·        ewidencja zasobu bibliotecznego,
·        ewidencja delegacji służbowych,
 – w sekretariacie Urzędu,
·        rejestr uchwał Rady Gminy,
·        rejestr interpelacji i wniosków radnych
 – prowadzone przez stanowisko ds. obsługi organów gminy, spraw kultury i BIP ,
·        rejestr zarządzeń Wójta (jako organu wykonawczego),
·        rejestr zarządzeń Wójta (jako kierownika urzędu),
·        rejestr skarg i wniosków,
– w sekretariacie Urzędu,
·        rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
·        ewidencja kontroli
–  prowadzone przez Sekretarza Gminy.

Prowadzone rejestry i ewidencje na podstawie ustaw i rozporządzeń oraz aktów prawa miejscowego, to w szczególności:
·        rejestr gminnych jednostek organizacyjnych - w oparciu o Statut Gminy Osielsko,
·        rejestr instytucji kultury - na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2001r. Nr 13, poz. 123 ze zm.),
·        rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego - na podstawie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2003 r. Nr 80 poz.717 ze zm.),
·         rejestr wydanych decyzji o ustaleniu warunkach zabudowy - na podstawie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,
·        rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym - na podstawie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,
·         rejestr wyborców – na podstawie ustawy z dnia 12 kwietnia 2001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
·        ewidencja ludności – na podstawie z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 ze zm.),
·        księgi USC oraz skorowidze związane z rejestracją urodzeń, małżeństw i zgonów – na podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161 poz.1688 ze zm.),
·        ewidencja działalności gospodarczej – na podstawie ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej,
·        rejestry zamówień publicznych – na podstawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. Dz.U. Nr 112, poz.1319 z późn. zmianami) w związku z ustawą Prawo zamówień publicznych,
·        ewidencja mienia (gminnego zasobu nieruchomości) – na podstawie ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004r. Nr 261, poz.2603 ze zm.),
·        ewidencje podatkowe nieruchomości prowadzone w systemie informatycznym – na podstawie ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2006r. Nr 121, poz.844 ze zm.),
·        ewidencja numeracji porządkowej nieruchomości – na podstawie ustawy z dnia 17 maja 1989r.  Prawo geodezyjne i kartograficzne,
·        ewidencja czasu pracy – na podstawie Kodeksu pracy,
·        ewidencje szkoleń pracowników – na podstawie zarządzenia wójta jako kierownika urzędu,
·        ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych (w systemie informatycznym i kartotecznym) – na podstawie ustawy stawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 ze zm.),
·        rejestr przedpoborowych – na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2004r. Nr 241, poz.2416 ze zm.),
·        ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych – na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz.926 ze zm.).
 
Rejestry i ewidencje są prowadzone przez właściwe merytorycznie stanowiska pracy, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.
Poszczególne stanowiska pracy załatwiając sprawy Obywateli, gromadzą akta i prowadzą teczki spraw w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt, zgodnie instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. Dz.U. Nr 112, poz.1319 z późn. zmianami).
 
Urząd prowadzi archiwum zakładowe.
 
Udostępnianie informacji z rejestrów, ewidencji i innych zbiorów odbywa się w trybie obowiązujących przepisów – w przypadku rejestrów i ewidencji „osobowych” z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, a także tajemnicy skarbowej. 
 
 Udzielanie informacji o przedsiębiorcach
 dostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych
 Dostęp do informacji nieudostępnionej