Zarządzenie nr 5/2023

Na podstawie art. 33 ust.1, 3  i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym  (t.j. Dz. U. z 2023 poz. 40) zarządzam co następuje:
Rozdział I
Postanowienia ogólne.
§ 1. Wprowadza się jednolity system oznakowania wewnętrznego pomieszczeń w jednostce Urząd Gminy Osielsko (zwanym dalej Urzędem) oraz wprowadza się identyfikatory dla pracowników Urzędu oraz osób wykonujących prace serwisowe.
§ 2.1. System jednolitego oznakowania wewnętrznego w Urzędzie  obejmuje:
1) umieszczenie tabliczek informacyjnych na drzwiach pokoi,
2) wyposażenie pracowników w identyfikatory,
3) wyposażanie osób wykonujących prace serwisowe w identyfikatory.
2. Na tabliczkach informacyjnych i identyfikatorach, o których mowa w  ust. 1, oprócz danych identyfikujących pracownika i komórkę organizacyjną Urzędu, zamieszcza się herb Gminy Osielsko.
§ 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o Pracowniku oznacza to osobę zatrudnioną w Urzędzie bez względu na rodzaj i sposób nawiązania stosunku służbowego, a także stażystę, praktykanta.
Rozdział II
Oznakowanie pomieszczeń służbowych.
§ 4.1. W celu oznakowania pomieszczeń służbowych w budynkach Urzędu, wprowadza się jednolity wzór oznakowania pomieszczeń przez wprowadzenie tabliczek informacyjnych na drzwiach pokoi.
2. Wzór tabliczki zamieszczanej na drzwiach pokoi Urzędu stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Sprawy związane z zamawianiem i montażem tabliczek prowadzi wyznaczony pracownik Referatu Organizacyjnego przy współpracy pracownika ds. gospodarki komunalnej.
4. Aktualizacja oznakowania pomieszczeń dokonywana jest na bieżąco, na podstawie informacji otrzymywanych od Sekretarza Gminy oraz Kierowników Referatów.
Rozdział III
Identyfikatory pracownicze.
§ 5.1. Pracownicy Urzędu, bez względu na stanowisko, za wyjątkiem Wójta Gminy, Zastępcy Wójta Gminy mają obowiązek noszenia identyfikatorów w czasie pracy na terenie budynków Urzędu, a także podczas wykonywania czynności służbowych poza tymi budynkami.
Wzór identyfikatora stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

2. Obowiązek noszenia identyfikatorów podczas wykonywania czynności służbowych poza budynkiem Urzędu nie wyklucza obowiązku posiadania przez pracownika legitymacji służbowej lub innego dokumentu, właściwego do podejmowania określonej czynności służbowej. 
 3. Pracownicy zobowiązani są dbać o estetyczny wygląd identyfikatorów a także chronić je przed utratą lub zniszczeniem. 
Identyfikatora nie można udostępniać innym osobom.
O utracie identyfikatora należy bezzwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego lub Kierownika Referatu Organizacyjnego.
4. Identyfikatory muszą być noszone przez pracowników w widocznym miejscu, na specjalnie do tego przeznaczonych smyczach lub przypięte do ubrań.

5. Za przygotowanie i  wydawanie identyfikatorów odpowiedzialny jest pracownik ds. kadr który prowadzi ich ewidencję, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 6.1. Identyfikator podlega wymianie lub ponownemu wydaniu w następujących przypadkach:
1) zmiany danych osobowych pracownika;
2) zmiany stanowiska pracy/referatu;
3) uszkodzenia lub zniszczenia w sposób uniemożliwiający identyfikację danych osobowych pracownika;
4) zgubienia lub kradzieży.
2. Identyfikatory zachowują swoją ważność do czasu ustania stosunku pracy, bądź do czasu jakiekolwiek zmiany opisanej w ust.1.
3. Pracownik zobowiązany jest do zwrotu identyfikatora do pracownika ds. kadr w przypadku:
1)  ustania stosunku pracy,
2) zawieszenia w czynnościach służbowych,
3) nieobecności w pracy trwającej dłużej niż miesiąc.

Rozdział IV
Identyfikatory dla osób wykonujących prace serwisowe.
§ 7.1. Wszystkie osoby wykonujące prace serwisowe zgodnie z odrębnie zawartymi umowami zobowiązane są do posiadania identyfikatorów w czasie wykonywania prac w budynkach Urzędu.
2. Identyfikatory po uzgodnieniu z pracownikiem odpowiedzialnym merytorycznie za wykonywane prace serwisowe wydaje pracownik sekretariatu, który prowadzi ewidencję wydanych identyfikatorów zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 8. W przypadku zauważenia posługiwania się identyfikatorem pracowniczym Urzędu przez nieuprawnione osoby należy o takim fakcie powiadomić niezwłocznie bezpośredniego przełożonego lub Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
§ 9. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy oraz Kierownikom Referatów, którzy sprawują kontrolę przestrzegania postanowień niniejszego zarządzenia.
§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2023 r.