§ 1.Wprowadza się Procedurę archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Osielsko, w brzmieniu załącznika do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 Załącznik do Zarządzenia NR 100/2023
Wójta Gminy Osielsko
z dnia 29 listopada 2023 r. 

  

Procedura archiwizacji dokumentów

związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych 
przez Gminę Osielsko
1.      Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych Instytucji Zarządzającej oraz w umowie w sprawie finansowania danego projektu.
2.      Jeżeli wskazane w pkt. 1 dokumenty (dokumenty IZ i umowa o dofinansowanie projektu) nie stanowią inaczej, komórki organizacyjne przechowują teczki aktowe przez 2 lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia ostatniej sprawy i rozliczenia danego projektu. Po upływie tego okresu teczki aktowe z oryginalną dokumentację przekazuje się do archiwum zakładowego.

3.      W przypadku gdy w ramach projektu udzielono pomocy publicznej, dokumenty powinny być przechowywane przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy ad hoc lub dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach programu, ale nie krócej niż do dnia określonego a art. 12 Rozporządzenie Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
4.      Ogólne zasady, tryb przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym ze środków unijnych określają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
5.      Okres przechowywania dokumentów wskazany w umowie o dofinansowanie wiąże beneficjenta mimo faktu, że okres trwałości projektu jest krótszy.
6.      Na wniosek Instytucji Zarządzającej Programem może ulec wydłużeniu termin archiwizacji dokumentów projektowych (zgodnie z możliwością zapisaną
w umowie o dofinansowanie projektu).
7.      Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów lub ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych. 
8.      Istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu zarówno w zakresie wydatków kwalifikowanych, jak i wydatków niekwalifikowanych. Należy przechowywać dokumenty wraz z załącznikami (jeżeli istnieje wersja elektroniczna dokumentu to powinna również zostać zarchiwizowana). W przechowywanej dokumentacji powinny znajdować się
w szczególności:
a.       Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami.
b.      Umowa o dofinansowanie projektu oraz wszystkie aneksy (wraz 
z załącznikami).
c.       Korespondencja wysyłana i otrzymywana dotycząca projektu (pisma informujące o ocenie projektu, pisma informujące o weryfikacji wniosków
o płatność, pisma związane z realizacją projektu oraz wszelka inna korespondencja związana z realizacją projektu, materiały informacyjne 
i promocyjne itd.) oraz inne dokumenty związane z zarządzaniem 
i realizacją projektu.
d.      Wnioski o płatność oraz wszystkie załączniki (dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków np. faktury, rachunki, listy płac itd., wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków, protokoły zdawczo-odbiorcze, wydruki z ewidencji księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokumenty związane ze specyfikacją projektu np. pozwolenia na budowę, potwierdzenia uczestnictwa w targach,  oraz wszelkie inne dokumenty składane do Instytucji Pośredniczącej wraz z wnioskiem o płatność).
e.       Dokumenty związane z przeprowadzeniem postępowania konkurencyjnego lub postępowania  przetargowego.
f.        Umowy zawarte z wykonawcami, dostawcami wraz z aneksami zawartymi w związku z realizowanym projektem (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), a także akty notarialne, protokoły zdawczo-odbiorcze.
g.      Akta osobowe pracowników, w przypadku kwalifikowania kosztów wynagrodzeń.
h.      Dokumenty związane z kontrolą projektu w miejscu jego realizacji 
oraz raporty audytów zewnętrznych.
i.        Dokumenty związane z prowadzeniem wyodrębnionej księgowości 
(w tym politykę rachunkowości, plany kont, wydruki z ewidencji księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wydruki rejestrów VAT).
j.        Wszelkie inne dokumenty związane z realizacją projektu, 
a nie wymienione powyżej.
9.      Dokumentacja projektowa powinna być wyodrębniona i uwzględniać obowiązek informacji i promocji w zakresie prawidłowego oznakowania.
10.  Wszelką dokumentację związaną z realizacją Projektu przechowuje się w siedzibie Urzędu Gminy Osielsko. 
11.  Dokumentacja projektowa powinna być zabezpieczona i archiwizowana przez Referat realizujący poszczególne projekty.